Que fique claro: mudar é uma necessidade. Todas as empresas, se quiserem se manter competitivas, precisam promover alterações internas. Entretanto, pode não ser fácil mudar, gerando resistência. Exatamente por isso, é preciso investir em gestão de mudanças.

Infelizmente, nem todos os líderes sabem o que é gestão de mudanças e menos ainda como torná-la uma realidade no expediente. Por consequência, as equipes também não notam a importância da temática e nem adotam boas práticas diárias.

Pensando nesses problemas, decidimos criar um artigo completo sobre o assunto. Hoje, você vai entender o que é gestão de mudanças e como fazê-la da maneira certa. Boa leitura!

Afinal, o que é gestão de mudanças na empresa?

Em essência, a gestão de mudanças é um conjunto de políticas e práticas com o intuito de promover transições desejadas e/ou necessárias à empresa, garantindo que elas sejam efetivamente adotadas pelos profissionais e pelas equipes de trabalho.

Para um melhor entendimento, vale destrinchar um pouco mais esse conceito.

Primeiramente, essa gestão se traduz em políticas e práticas. Políticas são mais intangíveis, por exemplo: filosofias de melhoria contínua. As práticas representam ações efetivas, como o programa 5S. Ambas, no fim das contas, costumam ser condições necessárias à mudança.

Outro ponto importante: nem toda mudança é desejada. Algumas são grandiosas e geram temor, pois têm resultados incertos, como a mudança da posição competitiva da empresa. Entretanto, elas podem ser necessárias à sobrevivência do negócio. Logo, devem ser feitas.

Por fim, não basta que uma mudança seja “empurrada”. Ela deve ser adotada pelos talentos e times. A adoção é algo mais profundo, que depende essencialmente de cada profissional. Adotar significa abraçar o novo, fazendo com que ele seja parte da rotina de trabalho.

Esses três elementos explicam bem o que é gestão de mudanças, além da sua importância para o empreendimento. A questão, agora, é: como fazer uma boa gestão da mudança?

Como fazer uma boa gestão de mudanças na empresa?

Primeiro, não há um passo a passo. Mudanças são muito heterogêneas, isto é, variam em termos de grandeza, recursos demandados e resultados finais. Logo, não é possível haver uma fórmula. Entretanto, existem algumas práticas que podem ajudar e que devem ser pensadas por cada empreendimento. Explicamos as principais nos tópicos seguintes.

Pratique comunicação, comunicação e comunicação

Do início ao fim da mudança, a comunicação é um dos elementos mais poderosos. Se não existe diálogo, é provável que a resistência ao novo seja maior e que haja mais turbulência ao longo de toda a transição, podendo levá-la ao fracasso.

Portanto, invista em filosofias (como a de portas abertas) e em práticas que melhorem o diálogo interpessoal. Implementar novos canais de comunicação (como aplicativos mobile, redes sociais corporativas e murais de recados) pode ser um bom começo.

Conheça os riscos que estão envolvidos no processo

Todo processo de mudanças envolve alguns riscos. Para dimensioná-los, pense na seguinte equação: r = p x i. Ou seja, a grandeza do risco (r) é uma função da probabilidade de ocorrência (p) do evento multiplicado por seu impacto (i).

Então, liste os riscos que envolvem a sua mudança. Depois, mensure a sua probabilidade e o impacto com notas de 1 a 5 (sendo que quanto maior a nota, pior). Depois, cruze a pontuação de risco e de impacto (lembre-se de que r = p x i) e avalie quais riscos tiveram as maiores pontuações. Tenha um cuidado especial com eles. Além de prováveis, são danosos.

Fragmente a sua mudança em etapas

As mudanças maiores são as mais complicadas. Para o time, parece que tudo vai mudar do dia para a noite, o que é bem assustador (vamos admitir!). Para que não haja uma transição tão brusca (ao menos na cabeça dos talentos), é importante fazer isso por etapas.

Para tanto, primeiro, pense no resultado final da sua mudança. Depois, pense de maneira regressiva: quais passos foram necessários para chegar até lá? Descreva-os. Construa um plano de alterações que absorva esses passos e, depois, compartilhe-o com a sua equipe.

Use a tecnologia a seu favor

Algumas mudanças dependem de um esforço significativo. É preciso levantar dados, atualizar relatórios, enviar documentos, protocolar pedidos, alinhar a equipe e fazer uma série de outras tarefas. Boas tecnologias facilitam todas elas, gerando rapidez.

Tendo isso em vista, investigue quais tecnologias podem facilitar o seu processo de mudança. No setor de RH, por exemplo, softwares de gestão de pessoas e tecnologias de entrevista por vídeo podem tornar o processo de contratação mais dinâmico, preciso e ágil.

Ofereça feedbacks constantes aos envolvidos

Por fim, lembre-se de oferecer feedbacks constantes. Isso significa comunicar os profissionais sobre o progresso que foi feito, bem como alertar sobre “gargalos” que estão prejudicando a transição desejada. Assim, os próprios talentos podem corrigir eventuais falhas.

Qual o papel do RH ao longo da gestão de mudanças?

Quando o assunto é gestão de mudanças, o RH é responsável por tudo que envolve os funcionários da empresa — isso significa que ele estará imerso na mudança do início ao fim, não há como fugir. A questão é: qual, exatamente, é o seu papel?

Todas as dicas citadas nos tópicos anteriores são úteis, mas vamos destacar outras duas: primeiramente, especialmente para mudanças maiores, é interessante que o RH crie uma equipe responsável. A sua tarefa será garantir uma transição efetiva, mas também suave.

Outro ponto importante é que o RH mantenha todos os funcionários, sobretudo os mais afetados pela mudança, bem alinhados. Caso os talentos sintam-se desorientados, podem sabotar a mudança, o que é péssimo para a empresa.

É interessante destacar que o próprio RH está passando por uma série de mudanças. O uso de ferramentas digitais, a inteligência artificial, o surgimento acelerado de novos postos de trabalho e a maior demanda por trabalho em home office são alguns exemplos disso.

Agora, você está por dentro do assunto, sabe o que é gestão de mudanças na empresa, o que deve ser feito e qual é o papel do RH. Lembre-se sempre: mudar é inevitável, sobretudo hoje. O ideal, então, é estruturar um processo funcional de mudança, comunicar-se bem com os principais envolvidos, contar com a tecnologia a seu favor e oferecer feedbacks.

E então, gostou do nosso artigo? Aproveite para continuar aprendendo conosco. Veja qual é o futuro do trabalho e como tirar proveito dele. Vamos lá!